Når man har en ledende rolle i en virksomhed, så er man på et eller andet tidspunkt nødt til at arrangere nogle møder. Vi er kommet rigtigt langt i vores forståelse af, at møder ofte bare er spild af tid, og ikke traditionelt har været specielt produktive. Men det betyder ikke, at vi helt slipper for møder. Nej, det betyder blot, at du som arrangør af møderne har et langt større ansvar for at gøre dem produktive, og kun indkalde til dem, når det giver mening. Så hvordan arrangerer man møder med kyndig professionalisme, så man på bedst mulig vis kan hjælpe virksomheden med at bevæge sig fremad?
Først og fremmest, så handler det om at give noget magt fra sig. En af de ting, der har gjort traditionelle møder så ugidelige som de er, er at de har været arrangeret af folk der gerne ville høres. Folk der gerne vil føle sig magtfulde og vigtige, og derfor tvinger alle i virksomheden til at sidde i et lille rum, og høre på dem dele ordre ud til højre og venstre. Hvis du vil undgå at falde i den samme fælde, så må du sikre dig, at du ikke er ene om den magt. For du kan ikke give magten fra dig (der er trods alt tilfælde, hvor du har brug for at indkalde til et møde), men du kan udvande følelsen af magt ved, at give andre i virksomheden samme mulighed. Det er min favorit ting ved de nye computersystemer til mødelokale booking. Ikke alene giver det alle i virksomheden mulighed for at booke et mødelokale og arrangere et møde: de kan også nøjes med at invitere de mennesker, for hvem mødet rent faktisk er relevant. Her må du acceptere, at det ofte betyder at møder vil blive holdt uden dig. Hvilket er helt okay!
Dernæst skal du se dig selv som facilitator frem for diktator. Din opgave er ikke at fortælle folk hvad de skal gøre eller tænke: dit job er at finde ud af, hvem der har noget vigtigt at dele, og så give dem den bedst mulige platform at gøre det på. Det betyder at du skal tage fat i de relevante nøglepersoner før mødet skal foregår, og spørge hvad de har brug for. Måske skal du sørge for, at der er en projektor i mødelokalet, og at den virker som den skal. Måske vil det være en fordel, hvis der er notesblokke tilgængelige for alle deltagere på mødet. Det er umuligt at forudse det hele på forhånd, så du er nødt til at tage fat i dem der skal præsentere noget på mødet, og høre hvordan du bedst kan hjælpe dem med at kommunikere deres budskab.
Sidst men ikke mindst, så skal du agere ordstyrer på møderne. Du har allerede en overordnet idé om hvad alle folk gerne vil kommunikere, og det er derfor din opgave at bringe diskussionen tilbage på sporet, hvis den pludselig går ud af en tangent.
